KVKK Aydınlatma Metni

1. Amaç

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca, HUBLİNKLY AI YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ olarak kişisel verilerinizi nasıl işlediğimizi açıklamak için hazırlanmıştır.

Şirketimiz, clavix360.app sitesini ziyaret eden kişiler ve Clavix 360° hesabı bulunan kullanıcılar bakımından veri sorumlusudur. Müşterimiz olan bir şirketin platforma kendi müşterileri, çalışanları veya tedarikçileri hakkında girdiği verilerde ise veri sorumlusu o şirkettir ve biz veri işleyen olarak hareket ederiz; bu ilişki Veri İşleme Ek Sözleşmesi ile düzenlenir.

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

• Kimlik verisi — ad, soyad.
• İletişim verisi — e-posta adresi, telefon numarası, şirket adı, ülke.
• Müşteri işlem verisi — abonelik kayıtları, destek talepleri, platform içinde gerçekleştirdiğiniz işlemler ve oluşturduğunuz içerik.
• Finans verisi — fatura bilgileri, vergi kimlik bilgileri, işlem kayıtları. Kart numarası işlemiyoruz: abonelik ödemeleri banka havalesi ile alınır ve kart altyapısı etkin değildir.
• İşlem güvenliği verisi — oturum açma zamanları, IP adresi, sunucu kayıtları.
• Mesleki deneyim ve eğitim verisi — Akademi ilerlemesi, değerlendirme sonuçları ve QR ile doğrulanabilen sertifika kaydı.
• Pazarlama verisi — yalnızca açık rızanız varsa, ticari elektronik ileti tercihleri.
• İşverenin Clock uygulamasını etkinleştirmesi hâlinde, o işverenin çalışanlarına ait giriş-çıkış kayıtları ve — işveren açıkça açtıysa — kayıt anındaki konum verisi.

3. İşleme amaçları

• Abonelik hizmetinin sunulması ve hesap yönetimi.
• Faturalandırma ile mali ve hukuki kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve dolandırıcılığın önlenmesi.
• Destek taleplerinin karşılanması ve sorularınızın yanıtlanması.
• Hizmetin iyileştirilmesi ve toplu (kişiyi belirlemeyen) kullanım ölçümü.
• Açık rızanız varsa, kendi ürünlerimize ilişkin pazarlama iletişimi.

Kişisel verilerinizi satmıyoruz. Platforma girdiğiniz içeriği başka müşteriler için yapay zekâ modeli eğitmek amacıyla kullanmıyoruz.

4. Hukuki sebepler (5. ve 6. maddeler)

Açık rızaya dayandığımız hâllerde rızanızı geri almanız, geri alma anına kadar yapılmış işlemeyi hukuka aykırı hâle getirmez; geri almanızın ardından o amaçla işleme durur.

5. Kişisel verilerin aktarılması ve yurt dışına aktarım

Kişisel veriler yurt dışında işlenmektedir. Bu, bu metnin en önemli bölümüdür ve varsayım değil ölçüm sonucudur: uygulama sunucusu ve veritabanı Almanya’daki eu-central-1 bölgesinde çalışmaktadır.

Bunların dışında kişisel veriler, hukuken zorunlu olduğu hâllerde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, ayrıca avukat ve mali müşavir gibi profesyonel danışmanlarımıza aktarılabilir. Güncel liste Alt İşleyen Listesi belgesinde yayımlanır ve yeni bir alt işleyen eklenmesinden en az 30 gün önce bildirim yapılır.

Bir müşterimizin kendi anahtarını girerek üçüncü bir hizmeti (örneğin ElevenLabs ya da bir Telegram botu) kullanması hâlinde, veri o müşterinin kendi talimatıyla ilgili hizmete gider. Bu hizmetler bizim alt işleyenimiz değildir; bu ilişkiyi biz kurmaz ve yürütmeyiz.

9. madde kapsamında dayandığımız yurt dışına aktarım mekanizması: to be confirmed. Bu bilgi bilinmiyor olarak işaretlenmiştir, çünkü Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca onaylanmış bir taahhütname, Kurula bildirilen standart sözleşme hükümleri ve açık rıza arasındaki seçim bu şirkete ilişkin hukuki bir belirlemedir. Belirleme yapılmadan bunlardan birini yazmak, bu metnin önlemeye çalıştığı hatanın kendisi olurdu.

6. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel veriler elektronik ortamda; internet sitesi, mobil ve masaüstü uygulamalar, e-posta ve destek kanalları aracılığıyla, kısmen otomatik ve otomatik yollarla toplanır.

Siteyi yalnızca ziyaret ettiğinizde sunucu kayıtlarımız IP adresinizi, talep edilen adresi, tarayıcı türünü ve yönlendiren siteyi tutar; bu kayıtlar 14 gün sonra silinir. Zorunlu olmayan çerezler yalnızca çerez bildiriminden rıza verdiğiniz takdirde çalışır; ayrıntılar Çerez Politikası’nda her çerez tek tek adlandırılarak verilmiştir.

7. Saklama süreleri

Süre sonunda kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. Veri güvenliği

Aktarım ve saklama sırasında şifreleme, erişim denetimi ve rol ayrımı, her müşterinin ayrı çalışma alanında tutulması, düzenli ve şifreli yedekleme ile izleme uygulanır. Hiçbir sistem kusursuz güvenli değildir; bir ihlâl hâlinde etkilenen müşterileri ve Kurul’u mevzuatın öngördüğü sürelerde bilgilendiririz.

9. İlgili kişi olarak haklarınız (11. madde)

6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi uyarınca bize başvurarak:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• işlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme;
• 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme;
• kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Başvurunuz ücretsizdir. Başvurunuzu en geç otuz gün içinde yanıtlarız. Yanıtın maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücreti aşmayacak bir bedel talep edilebilir.

10. Başvuru yolu

Başvurunuzu kayıtlı adresimize (Vadistanbul Park, 7C Blok, No: 7D/15, Ayazağa Mah., Kemerburgaz Cad., Sarıyer / İstanbul, Türkiye) yazılı olarak, KEP adresimiz (hublinkly@hs01.kep.tr) üzerinden ya da sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@clavix360.app adresine iletebilirsiniz.

Başvurunuzda adınızı ve soyadınızı, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı iseniz T.C. kimlik numaranızı, tebligata esas adresinizi, varsa bildirime esas e-posta adresinizi ve talebinizin konusunu belirtmeniz gerekir.

11. Değişiklikler

Bu metinde yapılan değişiklikler bu sayfada yayımlanır. Esaslı bir değişiklik hâlinde hesap sahiplerini e-posta ile bilgilendiririz. Sayfanın üst kısmındaki sürüm numarası, metnin kendi içeriğinden üretilen bir özettir: metin değişmeden sürüm değişmez, metin değişirse sürüm de değişir.

İngilizce referans metni

Yukarıdaki Türkçe metin bu belgenin geçerli sürümüdür. Aşağıdaki İngilizce metin bilgi amaçlı sunulmuştur ve sayfanın üst kısmındaki sürüm numarası İngilizce metni tanımlar.

1. Purpose

This text explains, under Article 10 of Law No. 6698 on the Protection of Personal Data, how HUBLİNKLY AI YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ processes personal data.

2. Categories of data processed

Identity, contact, customer transaction, finance, transaction security, audit and marketing data, and — where the employer enables the Clock application — attendance and location data of that employer’s staff.

3. Purposes of processing

Delivering the subscription service, account management, billing and legal record-keeping, security and fraud prevention, support, and — with consent — marketing communications.

4. Legal grounds (Articles 5 and 6)

• Necessary for the performance of a contract
• Necessary for compliance with a legal obligation
• Necessary for our legitimate interests, without prejudice to your fundamental rights
• Explicit consent, where relied on — marketing, and [cross-border transfer, if that is the chosen mechanism]

5. Transfers

Personal data is processed outside Türkiye. The recipients, their purpose and their location are the ones named on the Sub-processor List; the principal ones are:

The transfer mechanism relied on under Article 9 is to be confirmed. This is stated as unknown rather than asserted: the choice between an undertaking approved by the Personal Data Protection Board, standard contractual clauses notified to the Board, and explicit consent is a legal determination about this company, and naming one before it has been made would be the error the rest of this document exists to avoid.

6. Method of collection

Electronically, through the website, the applications, email and support channels.

7. Your rights under Article 11

Under Article 11 of Law No. 6698 you may apply to us and:

• learn whether your personal data is being processed;
• request information about it, if it has been processed;
• learn the purpose of processing and whether the data is used in accordance with that purpose;
• know the third parties, in Türkiye or abroad, to whom your personal data has been transferred;
• request that incomplete or inaccurate data be corrected;
• request that your personal data be erased or destroyed, within the conditions set out in Article 7;
• request that a correction, erasure or destruction made under the two rights above be notified to the third parties to whom the data was transferred;
• object to a result reached to your detriment by analysis of your data carried out solely by automated systems;
• claim compensation if you suffer damage because your personal data has been processed unlawfully.

There is no charge for making an application. We answer within thirty days of receiving it at the latest, as the law requires. Where answering carries a cost, we may charge no more than the tariff set by the Personal Data Protection Board.

8. Application

Written application to our registered address (Vadistanbul Park, 7C Blok, No: 7D/15, Ayazağa Mah., Kemerburgaz Cad., Sarıyer / İstanbul, Türkiye), or through our KEP address (hublinkly@hs01.kep.tr), or from the email address held in our systems.